怎么做好办公室主任?
来源:δ֪ 日期:2021-05-19 08:16 作者:admin

对一个组织来说,办公室犹如心脏,集单位信息中心、参谋中心、指挥中心于一身,地位非常重要。办公室职能一般具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办、外联等,工作繁琐,但是责任重大。所以,对办公室主任的综合素质要求还是比较高的。

办公室主任虽然属于中层干部,但是它与普通的中层大不一样。办公室主任一般都是领导的心腹,直接在领导身边工作,俗称领导的“小棉袄”。这个条件是得天独厚的,所以,办公室主任晋升比较快。但是,办公室主任也不是好干的,如果没有两把刷子,被打入冷宫也是常有的事。

要想成为一名优秀的办公室主任,以下十种能力是必须要具备的。

一:政策把握。办公室主任是领导的臂膀,相当于军师和智囊。领导日理万机,没时间思考太多的政策问题。作为智囊,必须吃透上级政策精神,具有一定的政策把控水平,为领导决策时提供建议,核心是摸透底线,规避风险,灵活运用。

二:文字处理。办公室作为组织的指挥中枢,每天要处理大量的文牍公案,比如请示,报告,决议,通报,公函,会议纪要等等。作为办公室主任,应具有一定的文字处理功底,熟练掌握各类行政公文的写作技巧。这样才能对各类公文起到“把关”的作用。

三:察言观色。在领导身边工作,犹如高空走钢丝,一着不慎,就会万劫不复,所以情商是不能缺少的。要善于察言观色,能够准确把握领导的真实意图,懂的借机行事。工作中要看得懂领导的眼神,听得懂领导的暗示,猜得透领导的心思。

四:沟通协调。办公室作为领导的助手,有两大协调职能,一是组织内部的纵向协调,二是组织外部的横向协调。对内,需要协调资源,做好领导指示事项的“督办”,对外要做好“特使”,与平行单位或上级单位建立良好的人际关系。

五:分析判断。作为一个办公室主任,粗枝大叶,不拘小节是不行的。必须具有缜密的思维,清醒的头脑,盯着别人都容易忽视的细节,具有“小中见大”的敏感性。一些突发的问题,能从表现分析出实质,并预见问题的后果,及时上报领导进行决策。

六:信息处理。办公室是一个大杂烩,每天有大量的政务和事务信息,能自己处理的就自己处理,凡是成文的,原则上必须填写拟办单上报领导批示。作为办公室主任,要有信息提炼能力,按轻重缓急原则进行归类,再向领导进行汇报。

七:组织管理。办公室相当于单位的军机处,人虽然不多,但是工作不少;岗位虽然不显,但是责任很重。很多人的眼睛都在盯着办公室。所以,任何一个下属工作失误,或态度不好,都会给领导、给组织带来负面影响。所以,办公室主任必须具有较强的组织管理能力,能够把人管到家,把事管到位。

八:公关接待。办公室主任相当于单位的大管家,对外公共关系是其一项重要的工作,比如迎来送往、应酬接待、会议组织、要事公关、人情往来等等。要懂得必要的商务礼仪和沟通技巧,特别是有一定的酒量。如果性格内向,不爱应酬,很难做好一个办公室主任。

九:危机处置。任何单位,都免不了发生突发事件。此时,办公室主任接到信息后,应该第一时间向领导汇报,然后按领导的指示要求果断进行处置,并及时采取补救措施,防止事态扩大,为领导赢取主动和时间。

十:强大执行。作为办公室主任,除非领导特别指示,工作时要与领导形影不离。领导加班,你也得坚守岗位。下班后,必须24小时开机,保证领导在第一时间能够联系上你。无论多晚,只要工作需要,必须按领导的要求到达指定位置。

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